Deze openbaarheidsparagraaf komt voort uit artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo) die bepaalt dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting en verantwoording aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens en uitvoering van de Woo.
In deze paragraaf wordt ingegaan op drie aspecten uit de Woo: de passieve openbaarmaking van informatie, de actieve openbaarmaking van informatie en de plannen ter verbetering van de informatiehuishouding.
Het uitgangspunt van de Woo (alle informatie is openbaar, tenzij) is volledig omarmd en ‘Vanzelfsprekend openbaar’ is het motto van het bestuur en de directie. Er worden continu stappen gezet om binnen de gestelde termijnen aan de vereisten van de Woo te voldoen. De organisatie wordt voorzien van praktische handvatten. Ook zijn diverse workshops/trainingen beschikbaar. Er wordt gewerkt aan een kennis- en opleidingsplan, zodat leidinggevenden en medewerkers structureel hulpmiddelen ter beschikking krijgen. Het aanbod wordt periodiek geüpdatet en de eerste opzet komt in 2024 beschikbaar. Waar mogelijk wordt ook bijgedragen aan kennisdeling met andere overheidsorganisaties.
Passieve openbaarmaking
Onder passieve openbaarmaking wordt verstaan het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een verzoek uit de samenleving, een Woo-verzoek. In 2023 heeft de AA-organisatie 79 Woo-verzoeken ontvangen (Aalsmeer 11, Amstelveen 68). In 2024 zijn tot nu toe 49 Woo-verzoeken ontvangen (Aalsmeer 11, Amstelveen 38). De inschatting is dat het aantal voor 2024 minimaal gelijk is aan dat van 2023. Er is sprake van een toename in omvang en/of complexiteit. De verwachting is dat deze stijging de komende jaren doorzet.
De lijn van het sneller en beter afhandelen van Woo-verzoeken wordt doorgezet en Woo-verzoeken worden binnen de wettelijke termijnen afgehandeld. Woo-verzoeken kunnen digitaal via de gemeentelijke website worden ingediend. Geanonimiseerde Woo- en Wob-verzoeken, de Woo- en Wob-besluiten en de bijbehorende documenten/bijlagen worden vanaf het derde kwartaal 2024 gepubliceerd op Bestuurlijke Informatie Aalsmeer. De rapportage waarmee jaarlijks in beeld gebracht kan worden waar het Woo-proces nog geoptimaliseerd kan worden komt in 2024 beschikbaar.
Actieve openbaarmaking
Belangrijk onderdeel van de Woo is de verplichting tot actieve openbaarmaking van zeventien informatiecategorieën, waarvan er 11 relevant zijn voor de gemeente. Dat moet plaatsvinden via een digitale infrastructuur die door de minister van BZK in stand wordt gehouden. Het doel is, alle informatie die bestuursorganen onder de Woo actief openbaar moeten maken, op één plek voor iedereen vindbaar en doorzoekbaar te maken. Op advies van het Adviescollege ICT-toetsing heeft de minister van BZK eind 2022 gekozen voor een eenvoudiger en sneller te realiseren oplossing: een verwijsindex (de 'Woo-index') met zoekfunctie. In juni 2023 is de gemeente aangesloten op deze ‘Woo-index’ en is de redactierol belegd.
De volgende categorieën maakt de gemeente inmiddels al actief openbaar:
- besluiten, verordeningen en andere algemeen verbindende voorschriften;
- overige besluiten van algemene strekking;
- beleidsregels;
- bereikbaarheidsgegevens;
- vergaderstukken en verslagen van de raad;
- agenda’s en besluitenlijsten van het bestuur;
- vergaderstukken en verslagen van het bestuur;
- Woo-verzoeken en -besluiten.
Per 1 november 2024 moeten de eerste vijf informatiecategorieën van de Wet open overheid (Woo) verplicht openbaar gemaakt worden. Voor gemeenten zijn alleen de eerste vier categorieën van toepassing. Hierbij zijn wetten en algemeen verbindende voorschriften en overige besluiten van algemene strekking al openbaar. De categorieën 'Organisatie en werkwijze' en 'Bereikbaarheidsgegevens' worden vanaf 1 november 2024 voor het eerst openbaar gemaakt. De categorie Klachtoordelen is nog niet verplicht, maar per november 2024 wordt deze ook actief gepubliceerd. In 2025 wordt voor het actief publiceren van de categorie Convenanten een proces uitgewerkt en ingericht.
Informatiehuishouding
Vanuit het beleid Formele en informele informatie worden diverse projecten uitgevoerd om de informatiehuishouding verder te verbeteren. De volgende projecten staan onder meer op de planning tot en met 2025: e-mailarchivering en e-mail gebruik, chat berichten archivering en chat berichten gebruik. In een breder verband wordt invulling gegeven aan het project Adequate Informatiehuishouding waarbij wordt aangesloten bij de aanbevelingen van de Archiefinspectie en het provinciale Interbestuurlijk Toezicht (IBT). Jaarlijks wordt de kwaliteit van de gemeentelijke informatiehuishouding getoetst door deze partijen en wordt vanuit de gemeente een verbeterplan opgesteld.