Inleiding
Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft voor dat de overhead op een separaat programma wordt begroot, verantwoord en in een apart overzicht wordt opgenomen. De programma’s bevatten daarmee alleen de baten en lasten van het primaire proces: het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen.
Ter wille van een uniforme verantwoording in alle gemeenten is een eenduidige afbakening van belang van enerzijds de kosten die verband houden met het primaire proces en anderzijds de kosten die gerekend worden tot de overhead. Daartoe geeft de regelgeving een uitvoerige en gedetailleerde omschrijving van wat er valt onder het taakveld “0.4 Ondersteuning” binnen dit programma.
In december 2023 is er een geactualiseerde notitie Overhead van de commissie BBV verschenen. Deze notitie kent als ingangsdatum de programmabegroting 2025. De eerder verschenen notitie uit 2016 is daarmee niet meer van toepassing. Belangrijkste wijziging in de notitie is een andere, minder brede afbakening van de definitie van het begrip overhead.
Samengevat bestaat de overhead uit:
- loonlasten van functies in het PIOFACH domein (P&O/ HRM, inkoop, financiën, communicatie, ICT, juridische zaken en facilitaire zaken);
- ICT lasten van de PIOFACH-systemen;
- huisvestingslasten;
- uitbestedingslasten PIOFACH taken;
- rentelasten die niet zijn toe te delen aan de taakvelden in het primaire proces.
De Aalsmeerse overhead is voor een belangrijk deel "afkomstig" uit de AA-organisatie en wordt doorbelast in de dienstverleningsbijdrage. Als gevolg van de gewijzigde notitie is door de AA-organisatie de nota kostentoerekening geactualiseerd. Deze nota is op 16 juli door het college van Amstelveen vastgesteld.
Op de totale bijdrage die Aalsmeer op basis van de centrumregeling betaalt heeft de notitie geen invloed.
gevolg van de notitie is wel dat er meer kosten moeten worden toegerekend aan de taakvelden (programmabudgetten) dan voorheen. Dit betekent een hogere doorbelaste capaciteit op de taakvelden en lagere kosten op de overhead. Het effect hiervan zien we bij de kostendekkende exploitaties en in de doorbelaste overhead voor de projecten.